Avviso legale
Informazioni legali
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1. Dati identificativi
In adempimento all'articolo 10 della Legge 34/2002, sui Servizi della Società dell'Informazione e del Commercio Elettronico (LSSI-CE), si forniscono i seguenti dati:
- Ragione sociale: Ocean & Ryans Management S.L.
- NIF/CIF: B25616145
- Domicilio: C/ Jaume I s/n, Edificio Odysseus, 07817 Sant Jordi, Ibiza, Spagna
- Email di contatto: marketing@od-hotels.com
- Telefono: +34 971 591 214
- Dominio: od-hotels.com
2. Oggetto e ambito di applicazione
Il presente Avviso Legale regola l'uso del sito web od-hotels.com (di seguito, «il Web»), di titolarità di Ocean & Ryans Management S.L. L'accesso e l'uso del Web attribuiscono la condizione di utente e implicano la piena accettazione delle condizioni incluse in questo Avviso Legale.
Il Web incorpora un assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale. Il suo utilizzo è regolato inoltre da quanto previsto nella sezione «Informazioni sull'uso dell'Intelligenza Artificiale» del presente documento.
3. Condizioni di accesso e utilizzo
L'utente si impegna a utilizzare il Sito Web e i suoi contenuti in conformità alla legge, alla morale e all'ordine pubblico, astenendosi dall'utilizzarli in modo contrario a quanto stabilito nel presente Avviso Legale, lesivo dei diritti di terzi, o che in qualsiasi modo possa danneggiare, disabilitare o sovraccaricare il Sito Web o impedirne il normale utilizzo.
In particolare, e in relazione all'assistente virtuale, l'utente si astiene dal:
- Inserire dati personali di terzi senza il loro consenso, nonché categorie particolari di dati (salute, religione, orientamento sessuale, dati biometrici o altri di cui all'articolo 9 del GDPR).
- Inserire i dati bancari o della carta di credito. L'assistente non elabora pagamenti in alcun caso.
- Utilizzare l'assistente per fini illeciti, fraudolenti o offensivi, o per generare contenuti contrari alla legalità vigente.
- Impiegare mezzi automatizzati (bot, estrazione di dati o simili) per interagire in modo massiccio con l'assistente, o tentare di estrarre, replicare o eludere le sue istruzioni e misure di sicurezza.
Ocean & Ryans Management S.L. potrà modificare, senza preavviso, il contenuto del Sito, nonché la sua configurazione e presentazione.
4. Proprietà intellettuale e industriale
Tutti i contenuti del sito Web (testi, immagini, marchi, loghi, design, codice sorgente, ecc.) sono di proprietà di Ocean & Ryans Management S.L. o di terzi che ne hanno autorizzato l'uso e sono protetti dalla normativa sulla proprietà intellettuale e industriale. È vietata la loro riproduzione, distribuzione o trasformazione senza espressa autorizzazione.
5. Esclusione di garanzie e responsabilità
Ocean & Ryans Management S.L. non garantisce la disponibilità continua del Sito né l'assenza di errori nei contenuti, sebbene adotterà le misure necessarie per la loro correzione. Ocean & Ryans Management S.L. non è responsabile dei danni derivanti dall'uso improprio del Sito né del contenuto di siti collegati non gestiti da essa.
Per quanto riguarda l'assistente virtuale: le risposte generate dal sistema di intelligenza artificiale hanno carattere meramente informativo e orientativo. Nonostante le misure di controllo implementate, tali risposte potrebbero contenere imprecisioni o non essere aggiornate, per cui non costituiscono un'offerta vincolante né sostituiscono le informazioni ufficiali pubblicata sul Web, né alle condizioni del motore di prenotazione né alla conferma di prenotazione inviata per iscritto. In caso di discrepanza, prevalgono sempre le informazioni contenute nella conferma di prenotazione e nelle condizioni di contratto.
6. Collegamenti
Il Web può includere collegamenti a siti di terzi. Ocean & Ryans Management S.L. non si assume alcuna responsabilità riguardo al contenuto, funzionamento o disponibilità di tali siti.
7. Legislazione applicabile e giurisdizione
Le presenti condizioni sono regolate dalla legislazione spagnola. Per la risoluzione di qualsiasi controversia, le parti si sottomettono ai Giudici e Tribunali di Ibiza, rinunciando a qualsiasi altro foro che possa competere loro. Il tutto fatta salva la giurisdizione legalmente imperativa spettante all'utente che abbia la qualifica di consumatore.
8. Risoluzione delle controversie online
In conformità con il Regolamento (UE) n. 524/2013, l'utente/consumatore ha a disposizione il seguente link alla piattaforma europea per la risoluzione delle controversie online: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Politica sulla Privacy
1. Responsabile del trattamento
- Responsabile: Ocean & Ryans Management S.L.
- NIF/CIF: B25616145
- Domicilio: C/ Jaume I s/n, Edificio Odysseus, 07817 Sant Jordi, Ibiza, Spagna
- Contatto per questioni di protezione dei dati: marketing@od-hotels.com
La nomina di un Responsabile della protezione dei dati (RPD) non è obbligatoria, ai sensi dell'articolo 37 del RGPD, considerate la natura e il volume dei trattamenti effettuati.
2. Finalità del trattamento
- Gestire prenotazioni di camere e servizi aggiuntivi, e il rapporto contrattuale con il cliente.
- Gestire la riscossione e la prevenzione delle frodi nei pagamenti effettuati tramite il Web.
- Gestire richieste, richieste di contatto e candidature di lavoro.
- Gestire i quesiti posti tramite l'assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale e, quando l'utente li fornisce volontariamente dopo aver accettato la presente informativa, raccogliere i suoi dati di contatto per dare seguito alla sua richiesta.
- Registrare e rivedere le conversazioni avute con l'assistente virtuale allo scopo di monitorare la qualità del servizio, rilevare e correggere gli errori e migliorare la configurazione dell'assistente.
- Inviare comunicazioni commerciali (newsletter, offerte), unicamente se l'utente ha dato il suo consenso esplicito.
- Elaborare statistiche di utilizzo del Web, analizzare il comportamento di navigazione in forma aggregata e personalizzare la presentazione di contenuti e tariffe, migliorandone il funzionamento (cookie analitici e di personalizzazione, soggetti a consenso).
- Mostrare annunci personalizzati e misurare le prestazioni delle campagne pubblicitarie, esclusivamente se l'utente ha accettato i cookie pubblicitari/di profilazione.
3. Base legale
| Trattamento | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Gestione delle prenotazioni e fornitura del servizio alberghiero | Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b) |
| Gestione dei pagamenti e prevenzione delle frodi | Esecuzione di un contratto e legittimo interesse (art. 6.1.b e 6.1.f) |
| Gestione delle richieste tramite moduli o assistente virtuale | Consenso dell'interessato o esecuzione di misure precontrattuali (art. 6.1.a e 6.1.b) |
| Registrazione e revisione interna delle conversazioni per il controllo qualità e la correzione degli errori | Legittimo interesse del titolare a garantire la qualità e la sicurezza del servizio (art. 6.1.f) |
| Invio di comunicazioni commerciali e newsletter | Consenso dell'interessato (art. 6.1.a) |
| Cookie analitiche, di profilazione e pubblicitarie | Consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR e art. 22.2 LSSI-CE) |
| Fatturazione, normativa turistica e di sicurezza pubblica | Adempimento di un obbligo legale (art. 6.1.c) |
4. Periodo di conservazione
I dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale o fino a quando il consenso non sarà revocato, e successivamente per i termini di prescrizione legale delle responsabilità. In particolare:
- Dati di prenotazione e fatturazione: durante la vigenza del rapporto e, successivamente, durante i termini di prescrizione fiscale e commerciale applicabili.
- Curriculum ricevuti: un massimo di un anno, salvo diversa indicazione da parte dell'interessato.
- Conversazioni intrattenute con l'assistente virtuale e dati di contatto forniti tramite esso: quattro (4) anni dalla data della conversazione. Tale termine risponde al periodo generale di prescrizione delle azioni derivanti dal rapporto con l'utente e alla necessità di dimostrare il consenso prestato e il contenuto delle informazioni fornite, in caso di reclamo. Trascorso tale termine, le conversazioni vengono eliminate o rese anonime in modo irreversibile.
- Dati inseriti nel CRM per l'invio di comunicazioni commerciali: fino a quando l'utente non revochi il proprio consenso o ne richieda la cancellazione.
5. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, con l'esclusiva finalità di gestire la prenotazione, il sito web e i servizi acquistati. Con tutti i fornitori che trattano dati per conto di Ocean & Ryans Management S.L. vengono sottoscritti i relativi contratti di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.
| Destinatario | Scopo | Condizione |
|---|---|---|
| Neobookings | Motore di prenotazione: gestione della prenotazione online e del banner di consenso dei cookie | Responsabile del trattamento |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Elaborazione dei pagamenti e prevenzione delle frodi | Titolare / responsabile a seconda del trattamento |
| HiJiffy | Assistente conversazionale attualmente integrato nel web | Responsabile del trattamento |
| HighLevel Inc. (Go High Level) | Piattaforma di registrazione e gestione delle conversazioni e dei contatti generati dall'assistente virtuale | Responsabile del trattamento |
| Revinate LLC | CRM alberghiero. Riceve esclusivamente i dati degli utenti che hanno acconsentito a ricevere comunicazioni commerciali | Responsabile del trattamento |
| The Hotels Network, S.L. | Personalizzazione dei contenuti, confronto dei prezzi e analisi del comportamento di prenotazione | Responsabile del trattamento |
| Google Ireland Ltd. | Web analytics (Google Analytics, Google Tag Manager) e pubblicità (Google Ads) | Responsabile / co-titolare a seconda del servizio |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Misurazione e pubblicità su Facebook e Instagram (Meta Pixel) | Contitolare del trattamento |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Analisi del comportamento (Microsoft Clarity) e pubblicità (Microsoft Ads) | Responsabile / co-titolare a seconda del servizio |
| Sojern Inc. | Pubblicità e remarketing nel settore dei viaggi | Contitolare del trattamento |
| Cloudflare, Inc. | Sicurezza, mitigazione automatica del traffico e distribuzione dei contenuti | Responsabile del trattamento |
| Società del gruppo | Gestione amministrativa interna: Eijo S.A., Trenela Investments S.L., White Land Investments S.L., Cesa 2012 S.L., Ryans La Marina S.L., Ryans Lola’s S.L., Ryans Coral S.L. | Legittimo interesse (considerando 48 del GDPR) |
| Amministrazioni pubbliche e Forze e Corpi di Sicurezza | Adempimento degli obblighi legali (normativa turistica, registro dei viaggiatori, obblighi fiscali) | Obbligo legale |
I fornitori di analisi, personalizzazione e pubblicità ricevono esclusivamente dati se l'utente ha precedentemente acconsentito i cookie corrispondenti.
6. Trasferimenti internazionali di dati
I server principali del Web e del motore di prenotazione sono ospitati nello Spazio Economico Europeo o in paesi che beneficiano di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, e i contratti di nomina a responsabili del trattamento sono stati stipulati con entità stabilite nello Spazio Economico Europeo laddove il fornitore ne disponga. Tuttavia, alcuni dei fornitori tecnologici utilizzati — in particolare i fornitori di analisi e pubblicità e, se del caso, le case madri delle piattaforme di gestione delle conversazioni e CRM — possono comportare trasferimenti internazionali di dati, principalmente verso gli Stati Uniti.
Tali trasferimenti avvengono in conformità al Capo V del GDPR, applicando le seguenti garanzie adeguate:
- Decisioni di adeguatezza, in particolare il Quadro sulla privacy dei dati UE-USA, rispetto ai fornitori certificati in tale ambito.
- Clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea, integrate ove necessario con ulteriori misure tecniche e organizzative a seguito di una corrispondente valutazione dell'impatto del trasferimento.
L'utente può richiedere informazioni sulle garanzie applicate e, se del caso, una copia delle stesse, scrivendo a marketing@od-hotels.com.
7. Diritti degli interessati
Può esercitare i suoi diritti di accesso, rettifica, cancellazione, opposizione, limitazione del trattamento, portabilità e a non essere sottoposto a decisioni individuali automatizzate, nonché revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, rivolgendosi per iscritto a C/ Jaume I s/n, Edificio Odysseus, 07817 Sant Jordi, Ibiza, Spagna, o tramite e-mail a marketing@od-hotels.com, indicando nell'oggetto «PROTEZIONE DATI» e allegando copia di un documento che attesti la vostra identità.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
Inoltre, hai il diritto di presentare un reclamo all'Agenzia spagnola per la protezione dei dati (www.aepd.essi considera che il trattamento non sia conforme alla normativa vigente.
8. Decisioni automatizzate e profilazione
L'assistente virtuale genera risposte in modo automatizzato, ma non adotta decisioni che producano effetti giuridici sull'utente o che lo incidano in modo analogo in modo significativo ai sensi dell'articolo 22 del GDPR. La conferma di una prenotazione, l'applicazione delle tariffe e qualsiasi decisione con effetti contrattuali vengono effettuate tramite il motorino di prenotazione e, ove applicabile, con intervento umano.
Se l'utente ha accettato i cookie di profilazione e pubblicità, viene effettuata un'attività di profilazione per finalità di marketing e di personalizzazione dell'offerta, consistente nella segmentazione delle udienze e nell'adattamento dei contenuti e dei messaggi in base al comportamento di navigazione. L'utente può opporsi in qualsiasi momento revocando il proprio consenso dal pannello di configurazione dei cookie.
9. Misure di sicurezza
Ocean & Ryan's Management S.L. ha adottato le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza e l'integrità dei dati personali e prevenirne l'alterazione, la perdita, il trattamento o l'accesso non autorizzato, inclusa la crittografia delle comunicazioni, il controllo degli accessi basato sui ruoli e la minimizzazione dei dati trattati dall'assistente virtuale.
10. Aggiornamenti
Questa Informativa sulla Privacy può essere modificata per adattarla a novità legislative o cambiamenti nel trattamento dei dati. Se ne raccomanda una revisione periodica.
Informazioni sull'uso dell'Intelligenza Artificiale
In ottemperanza all'articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale e agli articoli 13 e 22 del GDPR, si informa l'utente di quanto segue.
1. Sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale
Il Web incorpora un assistente conversazionale automatizzato. Le risposte che ricevi sono generate da un sistema di intelligenza artificiale e no per una persona fisica. Questa condizione è indicata allo stesso modo in modo visibile nell'interfaccia stessa dell'assistente prima di iniziare la conversazione.
2. Finalità dell'assistente
L'assistente è progettato per risolvere richieste su alloggio, servizi, strutture, posizione e condizioni generali delle strutture, guidare l'utente nel processo di prenotazione e, quando l'utente lo richiede o accetta espressamente, raccogliere i suoi dati di contatto affinché il team dell'hotel possa effettuare un seguito. L'assistente è disponibile in tutte le lingue in cui è pubblicato il sito web.
3. Dati trattati tramite l'assistente
- Contenuto della conversazione: i messaggi che l'utente scrive e le risposte generate.
- Dati di contatto: nome, indirizzo di posta elettronica e, se applicabile, numero di telefono, esclusivamente quando l'utente li fornisce volontariamente dopo essere stato informato e aver accettato la presente informativa.
- Dati tecnici: identificativo di sessione, data e ora, lingua e pagina da cui viene avviata la conversazione.
Raccomandazione: Non inserire nella chat dati personali non necessari, dati di terzi, dati bancari o di carte di credito, né informazioni sensibili relative alla salute, alle credenze o all'orientamento sessuale. L'assistente non richiede in nessun caso queste informazioni e non deve essere utilizzato per effettuare pagamenti.
4. Registrazione, conservazione e revisione delle conversazioni
Le conversazioni vengono registrate sulla piattaforma di gestione utilizzate da Ocean & Ryans Management S.L. e conservate per quattro (4) anni a partire dalla data della conversazione, per i motivi indicati al punto 4 dell'Informativa sulla Privacy.
L'accesso alle conversazioni è riservato al personale autorizzato del dipartimento marketing da Ocean & Ryans Management S.L., che può esaminarle al fine di monitorare la qualità del servizio, rilevare errori e migliorare la configurazione dell'assistente. Trascorso tale termine, le conversazioni vengono eliminate o anonimizzate in modo irreversibile.
Se l'utente ha acconsentito espressamente a ricevere comunicazioni commerciali, i suoi dati di contatto vengono inseriti inoltre nel CRM del gruppo con tale unico scopo.
5. Le conversazioni non vengono utilizzate per addestrare modelli di intelligenza artificiale
Il contenuto delle conversazioni viene utilizzato esclusivamente per le finalità descritte nel paragrafo precedente. Ocean & Ryans Management S.L. non utilizza le conversazioni per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
I fornitori tecnologici che intervengono nella prestazione del servizio agiscono in qualità di responsabili del trattamento e sono vincolati da contratti sottoscritti ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, che limitano il trattamento dei dati alle istruzioni documentate del titolare e alla prestazione dei servizi contrattati.
Se in futuro fosse previsto un trattamento con questa finalità, verrebbe preventivamente richiesto il consenso espresso, specifico e separato dell'utente, e la presente informativa verrebbe aggiornata.
6. Limitaciones del sistema
I sistemi di intelligenza artificiale generativa possono produrre risposte incomplete, obsolete o errate. Le informazioni fornite dall'assistente hanno carattere orientativo e non costituisce un'offerta vincolante. Le condizioni applicabili sono, in ogni caso, quelle pubblicate nel motore di prenotazione e quelle indicate nella conferma della prenotazione.
7. Diritto a un trattamento umano
L'utente può richiedere in qualsiasi momento di essere assistito da una persona del team. A tal fine, è sufficiente indicarlo nella conversazione stessa o contattare direttamente all'indirizzo marketing@od-hotels.com oppure al numero +34 971 591 214.
8. Supervisione umana e pratiche escluse
L'assistente opera secondo le istruzioni e i limiti definiti da Ocean & Ryans Management S.L., è limitato all'ambito delle informazioni relative all'hotel e le sue risposte sono soggette a revisione periodica. Non viene utilizzato per il riconoscimento delle emozioni, la classificazione biometrica, la valutazione sociale né per qualsiasi altra pratica vietata o classificata come ad alto rischio ai sensi del regolamento (UE) 2024/1689.
Informativa sui cookie
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- Cookie tecnici e funzionali (necessari): essenziali per il funzionamento del sito web, la sicurezza, il processo di prenotazione e la registrazione delle preferenze sulla privacy. Non richiedono consenso.
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| Biscotto | Durata | Titolare / in condivisione con | Scopo |
|---|---|---|---|
| PHPSESSID | Sessione | Titolare | Gestione della sessione dell'utente. Essenziale. |
| XSRF-TOKEN | Sessione | Titolare | Sicurezza: prevenzione degli attacchi di falsificazione delle richieste. Essenziale. |
| neoCookieConsent | 1 mese | Neobookings | Registrazione e convalida delle preferenze dell'utente relative ai cookie. |
| OrigenAds | 1 mese | Titolare | Identificazione della provenienza della visita per la corretta attribuzione della prenotazione. |
| __stripe_mid__ | 1 anno | Striscia | Prevenzione delle frodi nel processo di pagamento. |
| _cfuvid / _cf_bm | Sessione / 30 min | Cloudflare | Sicurezza e mitigazione del traffico automatizzato (bot). |
| wg_*_hj_web / wg_*_hj_ut / wg_*_hj_hm_mx | Sessione / fino a 1 anno a seconda della configurazione | HiJiffy | Assistente virtuale: mantenimento del filo della conversazione e preferenze del widget. |
| Cookie del motore di prenotazione | Sessione / fino a 1 anno a seconda della configurazione | Neobookings | Gestione del processo di prenotazione online. |
| Biscotto | Durata | Condiviso con | Scopo |
|---|---|---|---|
| _ga | 1 anno | Google Analytics | Distinzione degli utenti e statistiche di utilizzo del Web. |
| _ga_31CDV1HG2E / _ga_55R4E7R0TV / _ga_5YYLF1DFMX | 1 anno | Google Analytics | Mantenimento dello stato della sessione nelle proprietà GA4. |
| _gid | 1 giorno | Google Analytics | Distinzione degli utenti. |
| _clck | 1 anno | Microsoft Clarity | Identificatore persistente per l'analisi del comportamento di navigazione. |
| _clsk | 1 giorno | Microsoft Clarity | Raggruppamento delle pagine viste in una stessa sessione. |
| thn_id (archiviazione locale) | Persistente | The Hotels Network | Identificazione del visitatore per la personalizzazione dei contenuti e il confronto dei prezzi. |
| Biscotto | Durata | Condiviso con | Scopo |
|---|---|---|---|
| _fbp | 3 mesi | Meta / Facebook | Misurazione delle performance delle campagne e pubblicità personalizzata (Meta Pixel). |
| _gcl_au / _gcl_aw / _gcl_gs | 3 mesi | Google Ads | Attribuzione delle conversioni e misurazione delle campagne pubblicitarie. |
| _uetsid (cookie e local storage) | 1 giorno | Microsoft Ads | Monitoraggio delle conversioni e remarketing. |
| _uetvid (cookie e local storage) | 1 anno | Microsoft Ads | Identificazione del visitatore tra sessioni per il remarketing. |
| sjrn_ccid | 1 anno | Sojern | Pubblicità e remarketing specializzati nel settore dei viaggi. |
| sbjs_current / sbjs_current_add / sbjs_first / sbjs_first_add / sbjs_migrations / sbjs_session / sbjs_udata | Sessione | Titolare (Sourcebuster) | Attribuzione della fonte di traffico e analisi delle performance delle campagne. I dati non vengono condivisi con terze parti. |
Questo elenco viene revisionato periodicamente. Se vengono inseriti nuovi strumenti di analisi, di marketing o fornitori terzi, le tabelle verranno aggiornate di conseguenza.
4. Gestione del consenso
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5. Architettura tecnica del consenso
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6. Aggiornamenti e contatti
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