Avis juridique
Mentions légales
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1. Données d'identification
Conformément à l'article 10 de la loi 34/2002, relative aux services de la société de l'information et au commerce électronique (LSSI-CE), les informations suivantes sont fournies :
- Raison sociale : Ocean & Ryans Management S.L.
- NIF/CIF : B25616145
- Domicile : C/ Jaume I s/n, Edificio Odysseus, 07817 Sant Jordi, Ibiza, Espagne
- Courriel de contact : marketing@od-hotels.com
- Téléphone : +34 971 591 214
- Domaine : od-hotels.com
2. Objet et champ d'application
Le présent Avis Légal réglemente l'utilisation du site web od-hotels.com (ci-après, « le Site Web »), dont le propriétaire est Ocean & Ryans Management S.L. L'accès et l'utilisation du Site Web confèrent la condition d'utilisateur et impliquent l'acceptation pleine et entière des conditions incluses dans cet Avis Légal.
Le Web intègre un assistant conversationnel basé sur l'intelligence artificielle. Son utilisation est en outre régie par les dispositions de la section « Informations sur l'utilisation de l'intelligence artificielle » du présent document.
3. Conditions d'accès et d'utilisation
L'utilisateur s'engage à utiliser le site Web et son contenu conformément à la loi, à la morale et à l'ordre public, en s'abstenant de les utiliser d'une manière contraire aux dispositions du présent avis légal, portant atteinte aux droits de tiers, ou susceptible d'endommager, de rendre inutilisable ou de surcharger le site Web ou d'en empêcher l'utilisation normale.
En particulier, et en relation avec l'assistant virtuel, l'utilisateur s'abstient de :
- Introduire des données personnelles de tiers sans leur consentement, ainsi que des catégories particulières de données (santé, religion, orientation sexuelle, données biométriques ou autres visées à l'article 9 du RGPD).
- Saisir des coordonnées bancaires ou de carte de crédit. L'assistant ne traite en aucun cas les paiements.
- Utiliser l'assistant à des fins illicites, frauduleuses ou offensantes, ou pour générer des contenus contraires à la législation en vigueur.
- Utiliser des moyens automatisés (bots, web scraping ou similaires) pour interagir de manière massive avec l'assistant, ou pour tenter d'extraire, de répliquer ou de contourner ses instructions et mesures de sécurité.
Ocean & Ryans Management S.L. pourra modifier, sans préavis, le contenu du Site, ainsi que sa configuration et sa présentation.
4. Propriété intellectuelle et industrielle
Tous les contenus du Web (textes, images, marques, logos, designs, code source, etc.) sont la propriété d'Ocean & Ryans Management S.L. ou de tiers ayant autorisé leur utilisation, et sont protégés par la réglementation sur la propriété intellectuelle et industrielle. Leur reproduction, distribution ou transformation sans autorisation expresse est interdite.
5. Exclusion de garanties et de responsabilité
Ocean & Ryans Management S.L. ne garantit pas la disponibilité continue du site web ni l'absence d'erreurs dans son contenu, bien qu'elle prenne les mesures nécessaires à leur correction. Ocean & Ryans Management S.L. n'est pas responsable des dommages résultant de l'utilisation abusive du site web ni du contenu des sites liés non gérés par elle.
Concernant l'assistant virtuel : les réponses générées par le système d'intelligence artificielle ont un caractère purement informatif et indicatif. Malgré les mesures de contrôle mises en place, ces réponses peuvent contenir des inexactitudes ou être obsolètes, c'est pourquoi ne constituent pas une offre contraignante et ne remplacent pas les informations officielles publiée sur le Web, ni aux conditions du moteur de réservation ni à la confirmation de réservation envoyée par écrit. En cas de divergence, les informations contenues dans la confirmation de réservation et dans les conditions de vente prévaudront toujours.
6. Liens
Le Web peut comporter des liens vers des sites de tiers. Ocean & Ryans Management S.L. n'assume aucune responsabilité quant au contenu, au fonctionnement ou à la disponibilité desdits sites.
7. Législation applicable et juridiction
Les présentes conditions sont régies par la législation espagnole. Pour la résolution de tout litige, les parties se soumettent aux tribunaux d'Ibiza, en renonçant à toute autre juridiction qui pourrait leur correspondre. Tout ceci sans préjudice de la juridiction impérative par la loi qui correspond à l'utilisateur ayant la qualité de consommateur.
8. Résolution des litiges en ligne
Conformément au règlement (UE) n° 524/2013, le lien vers la plateforme de résolution en ligne des litiges de l'Union européenne est mis à la disposition de l'utilisateur/consommateur : https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Politique de confidentialité
Responsable du traitement
- Responsable : Ocean & Ryans Management S.L.
- NIF/CIF : B25616145
- Domicile : C/ Jaume I s/n, Edificio Odysseus, 07817 Sant Jordi, Ibiza, Espagne
- Contact pour les questions de protection des données : marketing@od-hotels.com
La désignation d'un délégué à la protection des données (DPD) n'est pas obligatoire, conformément à l'article 37 du RGPD, compte tenu de la nature et du volume des traitements effectués.
2. Finalités du traitement
- Gérer les réservations de chambres et de services supplémentaires, ainsi que la relation contractuelle avec le client.
- Gérer l'encaissement et la prévention de la fraude sur les paiements effectués via le Web.
- Traiter les demandes, les demandes de contact et les candidatures d'emploi.
- Répondre aux questions posées par le biais de l'assistant virtuel basé sur l'intelligence artificielle et, lorsque l'utilisateur les fournit volontairement après avoir accepté la présente mention, collecter ses coordonnées afin d'assurer le suivi de sa demande.
- Enregistrer et consulter les conversations menées avec l'assistant virtuel afin de superviser la qualité du service, de détecter et de corriger les erreurs et d'améliorer la configuration de l'assistant.
- Envoyer des communications commerciales (newsletters, offres), uniquement si l'utilisateur a donné son consentement exprès.
- Élaborer des statistiques d'utilisation du site Web, analyser le comportement de navigation de manière agrégée et personnaliser la présentation des contenus et des tarifs, en améliorant son fonctionnement (cookies analytiques et de personnalisation, soumis à consentement).
- Afficher des publicités personnalisées et mesurer la performance des campagnes publicitaires, uniquement si l'utilisateur a accepté les cookies publicitaires/comportementaux.
3. Base légale
| Traitement | Base juridique (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Gestion des réservations et prestation du service hôtelier | Exécution d'un contrat (art. 6.1.b) |
| Gestion des paiements et prévention de la fraude | Exécution d'un contrat et intérêt légitime (art. 6.1.b et 6.1.f) |
| Traitement des demandes via des formulaires ou l'assistant virtuel | Consentement de la personne concernée ou application de mesures précontractuelles (art. 6.1.a et 6.1.b) |
| Enregistrement et examen interne des conversations à des fins de contrôle qualité et de correction des erreurs | Intérêt légitime du responsable du traitement à garantir la qualité et la sécurité du service (art. 6.1.f) |
| Envoi de communications commerciales et de newsletters | Consentement de la personne concernée (art. 6.1.a) |
| Cookies analytiques, de personnalisation et publicitaires | Consentement de la personne concernée (art. 6.1.a RGPD et art. 22.2 LSSI-CE) |
| Facturation, réglementation touristique et de sécurité publique | Respect d'une obligation légale (art. 6.1.c) |
4. Durée de conservation
Les données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle ou jusqu'à révocation du consentement, et par la suite pendant les délais légaux de prescription des responsabilités. En particulier :
- Données de réservation et de facturation : pendant la durée de la relation et, ultérieurement, pendant les délais de prescription fiscale et commerciale applicables.
- CV reçus : un an maximum, sauf indication contraire de la part de l'intéressé.
- Conversations tenues avec l'assistant virtuel et coordonnées fournies par son intermédiaire : quatre (4) ans à compter de la date de la conversation. Ce délai répond au délai de prescription général des actions découlant de la relation avec l'utilisateur et à la nécessité d'attester du consentement donné et du contenu de l'information fournie, en cas de réclamation. Passé ce délai, les conversations sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
- Données intégrées au CRM pour l'envoi de communications commerciales : jusqu'à ce que l'utilisateur révoque son consentement ou demande la désinscription.
5. Destinataires et sous-traitants
Les données pourront être communiquées aux catégories de destinataires suivantes, dans le seul but de gérer la réservation, le site Web et les services souscrits. Avec tous les prestataires qui traitent des données pour le compte d'Ocean & Ryans Management S.L., les accords correspondants sont signés. contrats de sous-traitance conformes à l'article 28 du RGPD.
| Destinataire | Finalité | Condition |
|---|---|---|
| Neobookings | Moteur de réservation : gestion de la réservation en ligne et de la bannière de consentement aux cookies | Sous-traitant |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Traitement des paiements et prévention de la fraude | Sous-traitant / responsable du traitement |
| HiJiffy | Assistant conversationnel actuellement intégré sur le Web | Sous-traitant |
| HighLevel Inc. (Go High Level) | Plateforme d'enregistrement et de gestion des conversations et des contacts générés par l'assistant virtuel | Sous-traitant |
| Revinate LLC | CRM hôtelier. Il reçoit uniquement les données des utilisateurs qui ont consenti à recevoir des communications commerciales. | Sous-traitant |
| The Hotels Network, S.L. | Personnalisation du contenu, comparaison des prix et analyse du comportement de réservation | Sous-traitant |
| Google Ireland Ltd. | Analyse web (Google Analytics, Google Tag Manager) et publicité (Google Ads) | Responsable / coresponsable selon le service |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Mesure et publicité sur Facebook et Instagram (Pixel Meta) | Responsable conjoint du traitement |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Analytique comportementale (Microsoft Clarity) et publicité (Microsoft Ads) | Responsable / coresponsable selon le service |
| Sojern Inc. | Publicité et remarketing dans le secteur du voyage | Responsable conjoint du traitement |
| Cloudflare, Inc. | Sécurité, atténuation automatisée du trafic et diffusion de contenu | Sous-traitant |
| Entreprises du groupe | Gestion administrative interne : Eijo S.A., Trenela Investments S.L., White Land Investments S.L., Cesa 2012 S.L., Ryans La Marina S.L., Ryans Lola’s S.L., Ryans Coral S.L. | Intérêt légitime (considérant 48 RGPD) |
| Administrations publiques et Forces et Corps de Sécurité | Respect des obligations légales (réglementation touristique, registre des voyageurs, obligations fiscales) | Obligation légale |
Les fournisseurs d'analyses, de personnalisation et de publicité reçoivent uniquement des données si l'utilisateur a préalablement consenti les cookies correspondants.
6. Transferts internationaux de données
Les serveurs principaux du Web et du moteur de réservation sont hébergés dans l'Espace économique européen ou dans des pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, et les contrats de sous-traitance du traitement ont été conclus avec des entités établies dans l'Espace économique européen lorsque le fournisseur en dispose. Néanmoins, certains des fournisseurs technologiques utilisés — en particulier les fournisseurs d'analyses et de publicité et, le cas échéant, les sociétés mères des plateformes de gestion de conversations et de CRM — peuvent impliquer des transferts internationaux de données, principalement vers les États-Unis.
Ces transferts sont effectués conformément au chapitre V du RGPD, en appliquant les garanties appropriées suivantes :
- Décisions d'adéquation, en particulier le Cadre de protection des données UE-États-Unis, concernant les fournisseurs certifiés dans ce cadre.
- Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires à la suite d'une évaluation d'impact du transfert.
L'utilisateur peut demander des informations sur les garanties appliquées et, le cas échéant, une copie de celles-ci, en écrivant à marketing@od-hotels.com.
7. Droits des personnes concernées
Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, de suppression, d'opposition, de limitation du traitement, de portabilité et de ne pas faire l'objet de décisions individuelles automatisées, ainsi que retirer à tout moment votre consentement, en vous adressant par écrit à C/ Jaume I s/n, Edificio Odysseus, 07817 Sant Jordi, Ibiza, Espagne, ou par courrier électronique à marketing@od-hotels.com, en indiquant dans l'objet « PROTECTION DES DONNÉES » et en joignant une copie d'un document justifiant de votre identité.
Le retrait du consentement n'affectera pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
De plus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Agence espagnole de protection des données (www.aepd.es) si le traitement n'est pas conforme à la réglementation en vigueur.
8. Décisions automatisées et profilage
L'assistant virtuel génère des réponses de manière automatisée, mais ne prend pas de décisions ayant des effets juridiques sur l'utilisateur ou l'affectant de manière significative de façon similaire au sens de l'article 22 du RGPD. La confirmation d'une réservation, l'application de tarifs et toute décision ayant des effets contractuels sont effectuées par le biais du moteur de réservation et, le cas échéant, avec une intervention humaine.
Si l'utilisateur a accepté les cookies de personnalisation et de publicité, un profilage est effectué à des fins de marketing et de personnalisation de l'offre, consistant en une segmentation des audiences et en l'adaptation des contenus et des messages en fonction du comportement de navigation. L'utilisateur peut s'y opposer à tout moment en retirant son consentement depuis le panneau de configuration des cookies.
9. Mesures de sécurité
Ocean & Ryans Management S.L. a adopté les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et l'intégrité des données personnelles et éviter leur altération, perte, traitement ou accès non autorisé, y compris le cryptage des communications, le contrôle des accès basé sur les rôles et la minimisation des données traitées par l'assistant virtuel.
10. Mises à jour
Cette politique de confidentialité peut être modifiée pour s'adapter aux nouveautés législatives ou aux changements dans le traitement des données. Il est recommandé de la consulter périodiquement.
Informations sur l'utilisation de l'intelligence artificielle
Conformément à l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle et aux articles 13 et 22 du RGPD, l'utilisateur est informé de ce qui suit.
1. Vous interagissez avec un système d'intelligence artificielle
Le Web intègre un assistant conversationnel automatisé. Les réponses qu'il reçoit sont générées par un système d'intelligence artificielle et non pour une personne physique. Cette condition est également indiquée de manière visible sur l'interface même de l'assistant avant de lancer la conversation.
2. Objectif de l'assistant
L'assistant est conçu pour répondre aux questions concernant l'hébergement, les services, les installations, l'emplacement et les conditions générales des établissements, pour guider l'utilisateur tout au long du processus de réservation et, lorsque celui-ci en fait la demande ou donne son accord explicite, pour recueillir ses coordonnées afin que l'équipe de l'hôtel puisse assurer le suivi. L'assistant est disponible dans toutes les langues dans lesquelles le site Web est publié.
3. Données traitées via l'assistant
- Contenu de la conversation : les messages rédigés par l'utilisateur et les réponses générées.
- Coordonnées : nom, adresse e-mail et, le cas échéant, numéro de téléphone, uniquement lorsque l'utilisateur les fournit volontairement après avoir pris connaissance de la présente information et l'avoir acceptée.
- Caractéristiques techniques : identifiant de session, date et heure, langue et page à partir de laquelle la conversation a été lancée.
Recommandation : N'introduisez pas dans le chat de données personnelles non nécessaires, de données de tiers, de données bancaires ou de carte, ni d'informations sensibles relatives à votre santé, vos croyances ou votre orientation sexuelle. L'assistant ne requiert en aucun cas ces informations et ne doit pas être utilisé pour effectuer des paiements.
4. Enregistrement, conservation et vérification des conversations
Les conversations sont enregistrées sur la plateforme de gestion utilisée par Ocean & Ryans Management S.L. et sont conservées pendant quatre (4) ans à compter de la date de la conversation, pour les motifs indiqués au paragraphe 4 de la Politique de confidentialité.
L'accès aux conversations est réservé au personnel autorisé du département marketing par Ocean & Ryans Management S.L., qui peut les examiner afin de surveiller la qualité du service, détecter les erreurs et améliorer la configuration de l'assistant. Passé ce délai, les conversations sont supprimées ou rendues anonymes de manière irréversible.
Si l'utilisateur a expressément consenti à recevoir des communications commerciales, ses coordonnées sont en outre intégrées au CRM du groupe dans cette unique finalité.
5. Les conversations ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle
Le contenu des conversations est utilisé exclusivement aux fins décrites dans la section précédente. Ocean & Ryans Management S.L. n'utilise pas les conversations pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
Les fournisseurs technologiques qui interviennent dans la fourniture du service agissent en qualité de sous-traitants et sont liés par des contrats conclus conformément à l'article 28 du RGPD, qui limitent le traitement des données aux instructions documentées du responsable du traitement et à la fourniture des services contractés.
Si, à l'avenir, un traitement à cette fin était envisagé, le consentement exprès, spécifique et séparé de l'utilisateur serait préalablement demandé, et les présentes informations seraient mises à jour.
6. Limitations du système
Les systèmes d'intelligence artificial générative peuvent produire des réponses incomplètes, obsolètes ou incorrectes. Les informations fournies par l'assistant ont un caractère indicatif et ne constitue pas une offre ferme. Les conditions applicables sont, dans tous les cas, celles publiées sur le moteur de réservation et celles figurant dans la confirmation de réservation.
7. Droit à l'attention humaine
L'utilisateur peut à tout moment demander à être pris en charge par un membre de l'équipe. Pour ce faire, il lui suffit de l'indiquer dans la conversation même ou de contacter directement le marketing@od-hotels.com ou au téléphone +34 971 591 214.
8. Surveillance humaine et pratiques exclues
L'assistant opère selon des instructions et des limites définies par Ocean & Ryans Management S.L., il est restreint au domaine de l'information hôtelière et ses réponses font l'objet de révisions périodiques. Il n'est pas utilisé pour la reconnaissance des émotions, la catégorisation biométrique, la notation sociale ou toute autre pratique interdite ou classée comme présentant un risque élevé conformément au règlement (UE) 2024/1689.
Politique de Cookies
1. Que sont les cookies ?
Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil lorsque vous visitez le site Web. Ils permettent, entre autres, de mémoriser vos préférences, d'analyser l'utilisation du site Web et, le cas échéant, d'afficher des publicités adaptées à vos centres d'intérêt.
Cette politique s'applique également à autres technologies de stockage et de suivi à finalité équivalentepixels de suivi, balises et stockage local du navigateurstockage local). En particulier, ce site Web utilise le stockage local pour les identifiants publicitaires de Microsoft Ads (_uetsid, _uetvid), de Google (_gcl_ls) et de The Hotels Network (thn_id), soumis au même régime de consentement que les cookies de leur catégorie.
2. Types de cookies utilisés
- Cookies techniques et fonctionnelles (nécessaires) : indispensables au fonctionnement du site Web, à la sécurité, au processus de réservation et à l'enregistrement de vos préférences de confidentialité. Ils ne nécessitent pas de consentement.
- Cookies analytiques et de personnalisation : permettent de mesurer et d'analyser l'utilisation du Web et d'adapter la présentation des contenus et des tarifs.
- Cookies marketing / publicitaires : sont utilisées à des fins publicitaires, de profilage et de remarketing, et impliquent la communication de données aux tiers identifiés dans le tableau ci-dessous.
3. Cookies utilisées dans ce site Web
Les cookies d'analyse, de personnalisation et de marketing elles ne sont installées que si vous donnez votre consentement via le panneau de configuration. Les cookies identifiés à la date de la présente révision sont détaillés ci-dessous, avec indication expresse du tiers avec lequel les données sont partagées.
| Cookie | Durée | Titulaire / partagé avec | Finalité |
|---|---|---|---|
| PHPSESSID | Session | Titulaire | Gestion de la session utilisateur. Essentiel. |
| XSRF-TOKEN | Session | Titulaire | Sécurité : prévention des attaques de falsification de requêtes. Essentiel. |
| neoCookieConsent | 1 mois | Neobookings | Enregistrement et accréditation des préférences en matière de cookies de l'utilisateur. |
| OrigenAds | 1 mois | Titulaire | Identification de l'origine de la visite pour l'attribution correcte de la réservation. |
| __stripe_mid | 1 an | Bande | Prévention de la fraude dans le processus de paiement. |
| _cfuvid / _cf_bm | Séance / 30 min | Cloudflare | Sécurité et atténuation du trafic automatisé (bots). |
| wg_*_hj_web / wg_*_hj_ut / wg_*_hj_hm_mx | Session / jusqu'à 1 an selon configuration | HiJiffy | Assistant virtuel : maintien du fil de la conversation et préférences du widget. |
| Cookies du moteur de réservation | Session / jusqu'à 1 an selon configuration | Neobookings | Gestion du processus de réservation en ligne. |
| Cookie | Durée | Partagé avec | Finalité |
|---|---|---|---|
| _ga | 1 an | Google Analytics | Distinction des utilisateurs et statistiques d'utilisation du Web. |
| _ga_31CDV1HG2E / _ga_55R4E7R0TV / _ga_5YYLF1DFMX | 1 an | Google Analytics | Maintien de l'état de la session dans les propriétés GA4. |
| _gid | 1 jour | Google Analytics | Distinction des utilisateurs. |
| _clck | 1 an | Microsoft Clarity | Identifiant persistant pour l'analyse du comportement de navigation. |
| _clsk | 1 jour | Microsoft Clarity | Regroupement des pages vues au cours d'une même session. |
| thn_id stockage local | Persistante | The Hotels Network | Identification du visiteur pour la personnalisation du contenu et la comparaison des prix. |
| Cookie | Durée | Partagé avec | Finalité |
|---|---|---|---|
| _fbp | 3 mois | Meta / Facebook | Mesure des performances des campagnes et publicité personnalisée (Meta Pixel). |
| _gcl_au / _gcl_aw / _gcl_gs | 3 mois | Google Ads | Attribution des conversions et mesure des campagnes publicitaires. |
| _uetsid (cookie et stockage local) | 1 jour | Microsoft Ads | Suivi des conversions et remarketing. |
| _uetvid (cookie et stockage local) | 1 an | Microsoft Ads | Identification du visiteur entre les sessions pour le remarketing. |
| sjrn_ccid | 1 an | Sojern | Publicité et remarketing spécialisés dans le secteur du voyage. |
| sbjs_current / sbjs_current_add / sbjs_first / sbjs_first_add / sbjs_migrations / sbjs_session / sbjs_udata | Session | Titulaire (Sourcebuster) | Attribution de la source de trafic et analyse des performances des campagnes. Les données ne sont pas partagées avec des tiers. |
Cette liste est révisée périodiquement. Si de nouveaux outils d'analyse, de marketing ou des fournisseurs tiers sont intégrés, les tableaux seront mis à jour en conséquence.
4. Gestion du consentement
Lors de l'accès au site Web, un panneau de consentement s'affiche avec les options « Accepter », « Refuser » et « Configurer les cookies », présentées avec le même niveau de visibilité. Vous pouvez modifier votre décision à tout moment via le lien « Configuration des cookies » disponible dans le pied de page, ou révoquer votre consentement en écrivant à l'adresse indiquée à la section 6.
En outre, vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies installés, bien que cela puisse affecter le bon fonctionnement de certains services du site Web.
5. Architecture technique du consentement
Le moteur de réservation ne génère de lui-même aucun cookie qui ne soit essentiel. Tous les scripts susceptibles de générer des cookies non essentiels sont gérés via Google Tag Manager (GTM), où chaque balise est associée aux consentements nécessaires à son activation.
Le modèle implanté suit la norme Mode de consentement Google v2. La plateforme de gestion des consentements intégrée au Web alimente les signaux de consentement que GTM utilise pour décider s'il doit déclencher ou non chaque balise (stockage_publicitaire, stockage_des_analyses, données_utilisateur_ad, personnalisation des annonces y stockage de fonctionnalités). Ainsi, les cookies non essentiels restent bloqués jusqu'à ce que l'utilisateur donne son consentement.
6. Mises à jour et contact
Cette Politique de Cookies peut être mise à jour en fonction des services et des cookies utilisés. Pour toute question ou pour révoquer le consentement donné, vous pouvez écrire à marketing@od-hotels.com en indiquant dans l'objet « Politique de cookies ».